Mailchimp es una herramienta útil y potente para todo aquellos negocios que quieren implementar su estrategia de email marketing de una forma sencilla y segura. Pero, como le ha ocurrido a todas las empresas europeas, Mailchimp y sus newsletters han tenido que adaptarse a la nueva normativa de privacidad, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Te hablaremos sobre cómo adaptar un formulario con Mailchimp.
Aspectos del RGPD a tener en cuenta en tus formularios
Veamos, en primer lugar, cuáles son las principales novedades que introduce esta nueva normativa europea, en relación con la antigua LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), solo aplicable en España:
- Unifica los criterios y amplía la protección, al defender los derechos de cualquier ciudadano europeo.
- Crea dos nuevas categorías de datos personales: los datos biométricos y los genéticos.
- Obliga a las empresas a documentar en la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) todo el proceso.
- También se debe comunicar cualquier brecha en la seguridad informática de los sistemas de tratamiento de datos, en un plazo máximo de 72 horas.
- Se añaden a los derechos ARCO los de derechos al olvido, a la portabilidad de los datos y a la limitación de tratamiento.
Cómo adaptar tus formularios de Mailchimp al RGPD
Si quieres asegurarte de que, a partir de ahora, realizas una adecuada captación de leads con Mailchimp, el procedimiento que tienes que seguir es simple, y es el siguiente:
1) Accede y activa los campos del RGPD
Para cualquier formulario de suscripción que incluyas en tu web, Mailchimp te proporciona una plantilla con los campos relativos al RGPD, así como una propuesta de texto informativo en cada uno de ellos. Para habilitarlos, sigue estos pasos:
- Accede a todas tus listas a través de ‘Lists’.
- Escoge una de ellas y abre su menú desplegable.
- Haz clic en ‘Settings’.
- Selecciona ‘List name and defaults’.
- Marca la opción ‘Enable GDPR fields’.
- Guarda los cambios.
2) Define los campos del formulario referentes al RGPD
Estos son los campos del formulario acorde al RGPD que Mailchimp propone, y que podrás mantener con su texto original o personalizar con uno editado por ti:
- Descripción: Se explica el motivo por el que se recopilan los datos.
- Opciones: Se muestran las diferentes actividades de marketing para las que vas a utilizar los datos. El usuario deberá seleccionar aquellas para las que quiera dar su consentimiento expreso.
- Texto legal: Aquí se argumenta el uso que se hará de los datos, y deberá hacerse de manera clara y comprensible.
- Política de privacidad: Enlace directo para saber más sobre la política de privacidad.
3) Crea segmentos en tus listas de contactos
En función de los permisos que solicitas en cada uno de los formularios de tu web, puedes segmentar tus listas de contacto.
Mailchimp te permite hacerlo desde el principio, de modo que podrás guardar cada segmento con un nombre descriptivo, encontrarlos y consultarlos de forma sencilla cada vez que lo necesites. Para ello:
- Selecciona una de las listas en las que hayas activado los campos del RGPD.
- Haz clic en ‘Create A Segment’.
- Dentro de la opción ‘Marketing Permissions’, añade todas las condiciones que quieres que tenga cada segmento.
- Previsualiza, nombra y guarda tus diferentes segmentos.
4) Obtén el consentimiento de tus nuevos suscriptores
Todas las empresas o freelances con un negocio online, no sólo los que recurren a Mailchimp y a sus plantillas para newsletters, tienen que adaptar sus formularios al RGDP incluyendo en ellos:
- Check-box de consentimiento: Casilla para solicitar expresamente el consentimiento y aceptación de las políticas, la cual no puede estar premarcada por defecto.
- Resumen del texto legal: Donde se informa de el uso que se le dará a los datos y los derechos del suscriptor, tanto al pie de los formularios como bajo cada firma de email.
- Enlace a las políticas de privacidad: Se debe además añadir en el resumen del texto legal con un enlace directo para obtener más información, teniendo en cuenta que es recomendable crear textos independientes para informar sobre el aviso legal, la política de privacidad y el uso de cookies.
Tratamiento de la antigua base de datos
Si hablamos de gestionar la suscripción de nuevos contactos a través de un formulario de Mailchimp puede resultar una tarea laboriosa pero sin más inconveniente.
Pero, ¿qué pasa con los suscriptores de la base de datos captados con anterioridad al RGPD? Aunque la normativa aquí no está del todo clara, más vale prevenir que curar, así que:
- A los suscriptores que ya han sido clientes o dieron su consentimiento (que se pueda acreditar) para formar parte de la base de datos, únicamente sería necesario informarles del nuevo cambio en la política de privacidad.
- A los que, por el contrario, no se les solicitó consentimiento expreso, tocaría solicitarlo y, de no ser así, habría que eliminar sus datos de la base de suscriptores.
Lo más importante es que, una vez que hayas actualizado tus formularios en Mailchimp para hacerlos compatibles con el RGPD, obtendrás con cada nueva suscripción un informe, en el que se mostrarán todos los campos del formulario que el nuevo contacto vió al suscribirse.
Como ves, Mailchimp ha sabido adaptar el diseño de sus newsletters al nuevo reglamento, y lo ha hecho proporcionando asistencia y valiosos recursos a todas las empresas que utilizan la herramienta para crear formularios y desarrollar sus estrategias.
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